Embauche

Découvrez les étapes clés d’une procédure d’embauche en France

L’embauche d’un salarié, quelle que soit la forme du son contrat, implique le respect d’un certain nombre de formalités

Offre d’emploi

Lorsqu’une entreprise a un besoin de recrutement, l’employeur doit rédiger une offre d’emploi décrivant de manière précise le poste à pourvoir sein de sa société afin d’attirer les candidats adéquats.

L’offre d’emploi doit ainsi permettre aux talents intéressés de se positionner pour l’emploi qui correspondrait à leur profil (qualification et/ou expérience) et à leur projet professionnel. Cette offre doit être strictement objective, non-discriminante et en cohérence avec les autres éléments mentionnés (expérience, forme du contrat du travail, rémunération, etc.).

Les offres d’emploi peuvent être postées sur les sites des deux entités publiques aidant à la recherche d’emploi en France :

• France Travail (https://www.francetravail.fr/accueil/); et
• APEC (https://www.apec.fr/).

De nombreuses alternatives privées existent également.

Un certain formalisme doit être respecté dans la rédaction du contenu de l’offre. Les offres d’emploi doivent ainsi être datées, rédigées en langue française ou une version bilingue et éviter toute mention discriminatoire. En effet, aucune personne ne peut être écartée d’une procédure de recrutement en raison de :

• son origine
• son sexe
• ses mœurs
• son orientation sexuelle
• son identité de genre
• son âge
• sa situation de famille ou de sa grossesse
• ses caractéristiques génétiques
• la particulière vulnérabilité résultant de sa situation économique, apparente ou connue de son auteur
• son appartenance ou de sa non-appartenance, vraie ou supposée, à une ethnie, une nation ou une prétendue race
• ses opinions politiques
• ses activités syndicales ou mutualistes
• son exercice d’un mandat électif local
• ses convictions religieuses
• son apparence physique
• son nom de famille
• son lieu de résidence ou de sa domiciliation bancaire
• son état de santé, de sa perte d’autonomie ou de son handicap
• sa capacité à s’exprimer dans une langue autre que le français. En effet, si la maîtrise d’une langue étrangère peut être un critère de recrutement, les compétences linguistiques exigées doivent être en lien direct avec les compétences nécessaires à l’exercice du poste.

Entretien d’embauche

Lors de l’entretien d’embauche, les informations demandées au candidat par le recruteur ont pour objectif d’apprécier sa capacité à occuper l’emploi proposé en fonction de son profil, son projet professionnel ou ses aptitudes professionnelles.

Les questions posées lors de cet entretien doivent avoir un lien direct et nécessaire avec l’emploi proposé ou avec l’évaluation de ces aptitudes. Le candidat doit répondre de bonne foi à ces demandes d’information.

Toute question portant sur la situation individuelle du candidat est interdite notamment concernant son état de santé, sa situation familiale, etc.

La proposition d’embauche qui précise l’emploi, la date d’entrée dans l’entreprise, la rémunération et le lieu de travail, faite par un employeur à un candidat constitue soit

• une offre de contrat de travail si l’employeur propose un engagement à un candidat, ou
• une promesse unilatérale de contrat de travail si l’employeur promet un engagement à un candidat.

Un délai d’acceptation est prévu dans les deux cas. Candidat comme employeur peuvent revenir sur leur décision dans le délai de réflexion indiqué dans la proposition d’embauche.

Vérification préalable de la validité du séjour professionnel du salarié étranger 

Pour pouvoir exercer une activité salariée, les talents étrangers, citoyens d’un Etat tiers à l’Union Européenne, l’Espace Economique Européen et la Suisse doivent solliciter un titre de séjour correspondant au poste envisagé et à leur profil.

Certains titres de séjour valent autorisation de travail. D’autres nécessitent l’obtention préalable d’une autorisation de travail par l’employeur.  

L’employeur qui souhaite embaucher un salarié étranger, doit s’assurer que l’intéressé dispose de tels documents lui permettant d’exercer une activité salariée en France. La vérification doit avoir lieu au moins 2 jours ouvrables avant la date de l’embauche, auprès de la préfecture du lieu où le salarié est recruté, ou à la préfecture de police à Paris pour les employeur établis à Paris,  

C’est seulement après la vérification que l’employeur peut procéder aux formalités « habituelles » d’embauche.  

A défaut l’employeur s’expose à des sanctions pénales et amende administratives selon la situation.  

Pour plus d’informations sur les titres de séjour accessibles aux salariés recrutés par une entreprise française, n’hésitez pas à consulter notre « Fiche synthèse : Salariés recrutés par une entreprise en France » et nos fiches dédiées.

La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est obligatoire avant toute embauche pour tout employeur recrutant un salarié relevant du régime français de sécurité sociale. Elle est obligatoire pour tout recrutement quelle que soit la forme du contrat, sa durée et la fonction occupé par le futur salarié.

L’employeur déclare cette embauche auprès de l’Urssaf. La DPAE permet remplir en une seule démarche les formalités obligatoires à savoir :

• la déclaration de première embauche dans un établissement ;
• demande d’immatriculation du salarié à la caisse primaire d’assurance maladie (CPAM). Le futur salarié dont c’est le premier emploi en France doit lui aussi contacter la CPAM de son lieu de résidence pour le suivi de son immatriculation ;
• la demande d’examen médical d’embauche du salarié, pour la visite médicale obligatoire ;
• en cas d’embauche d’un premier salarié : l’immatriculation de l’employeur au régime général de sécurité sociale et au régime d’assurance chômage
• l’adhésion de l’employeur à un service de santé au travail ;
• le pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS).

L’employeur dont l’entreprise ne comporte pas d’établissement en France et dont le siège est à l’étranger doit également déclarer toute embauche d’un salarié relevant du régime de sécurité sociale français.

Un guide à destination des employeurs sans établissement en France a été publié sur le site de l’Urssaf Alsace : centre national firmes étrangères. Laissez-vous guider.

Le Titre Firmes Étrangères (TFE)

Grâce au TFE, l’employeur étranger sans établissement en France, d’un salarié relevant du régime social français, adresse chaque mois un formulaire simplifié au centre national des firmes étrangères, qui se charge :

• du calcul des cotisations sociales applicables sur la rémunération brute du salarié et de leur paiement auprès des régimes de sécurité sociale ;
• de l’établissement du bulletin de paie qu’il adresse à l’entreprise pour remise au salarié ;
• des déclarations sociales obligatoires.

Toutes les entreprises créées doivent s’affilier auprès à une caisse de retraite complémentaire lorsqu’elles embauchent leur premier salarié.

Dès qu’un salarié commence à travailler au sein de l’entreprise, il est donc affilié à une caisse de retraite complémentaire, après déclaration par son employeur auprès de l’organisme concerné.

Retrouvez plus d’information sur le site Agirc-Arrco et sur notre fiche dédiée « Retraite »

Tout employeur doit tenir un registre unique du personnel lorsqu’il recrute son premier salarié.

Tenu à la disposition des représentants du personnel et de l’Inspection du travail, ce registre doit comporter la liste des salariés, tenue à jour, et les informations qui leur sont relatives (identité, type de contrat, etc).

Pour toute difficulté rencontrée dans l’exercice de leur activité susceptible de constituer une atteinte à leur santé, les salariés peuvent contacter la médecine du travail, chargée de veiller à leur santé et d’éviter toute exposition aux risques dans le cadre professionnel.

Au plus tard dans un délai maximum de 3 mois suivant la date d’embauche, l’employeur doit organiser pour son salarié, une visite médicale appelée « visite d’information et de prévention » à la médecine du travail.

A l’issue, le médecin du travail ou le professionnel de santé délivre une attestation de suivi au travail au salarié et à l’employeur, permettant de prouver la bonne tenue de la visite.

Une nouvelle visite est organisée dans les 5 ans suivant cette 1ère visite ou une visite de contrôle obligatoire suite à un arrêt de travail de plus de 3 mois

Pour toute difficulté rencontrée dans l’exercice de leur activité professionnelle susceptible de constituer une atteinte à leur santé, les salariés peuvent contacter la médecine du travail.

L’employeur est tenu de s’acquitter de la redevance de la taxe annuelle auprès de la DGFIP dans les situations suivantes : 

• il embauche un salarié qui n’est pas ressortissant de l’Union Européenne, de l’Espace Économique Européen ou de la Suisse, et qui est admis pour la première fois au séjour en France ; 
• il accueille un salarié détaché par une entreprise non établie en France ;
• il embauche un salarié auquel une autorisation de travail est accordée pour la première fois. 

Retrouvez plus d’informations sur notre fiche dédiée : Recruter un salarié étranger : coût pour l’employeur – Welcome to France